5 Tipps für die Nachlassverwaltung von Künstler*innen
Wenn es darum geht, den Nachlass oder Vorlass von Künstler*innen zu verwalten, stehen Angehörige und Vertrauenspersonen vor einer komplexen Aufgabe. Von Kunstwerken über Verträge bis hin zu persönlichen Dokumenten gibt es viele Aspekte, die organisiert und bewahrt werden müssen. Die Digitalisierung bietet moderne Lösungen, um den Überblick zu behalten, den Prozess effizienter zu gestalten und natürlich das künstlerische Erbe zu bewahren. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen fünf wertvolle Tipps vorstellen, wie Sie die digitale Technologie nutzen können, um die Nachlassverwaltung eines Künstlers/einer Künstlerin zu optimieren.
1. Tipp: Strukturierte Erfassung aller verfügbaren Informationen
Ein fundamentaler Schritt bei der Nachlassverwaltung ist die systematische Erfassung aller vorhandenen Informationen zu den Kunstwerken. Erfassen Sie nicht nur Werkmaße, Technik und Datierung, sondern auch weitere relevante Details wie den Standort, ob das Werk gerahmt ist und wo es bereits ausgestellt wurde. Nutzen Sie dazu ein digitales Inventarsystem (wie zum Beispiel ARTBUTLER NEXT), um ein umfassendes Werkverzeichnis zu erstellen und zu pflegen. Solche Systeme bieten zudem Funktionen wie das Hochladen von Fotos, Beschreibungen und Dokumentenspeicherung. Eine strukturierte Erfassung erleichtert nicht nur die Organisation, sondern sorgt auch für klare Übersichtlichkeit.
2. Tipp: Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten
Ein weiterer wichtiger Schritt bei der Nachlassverwaltung ist die Digitalisierung aller relevanten Dokumente. Verträge, Rechnungen, Zertifikate, persönliche Notizen – all diese Unterlagen sollten gescannt oder digital erstellt werden. Setzen Sie dabei auf hochauflösende Scanner oder Smartphone-Apps, um klare und lesbare Kopien zu erhalten. Diese digitalen Dokumente können anschließend in einem sicheren und gut strukturierten Dateisystem abgelegt werden. Cloud-Speicherlösungen, wie sie in einem digitalen Inventarsystem angeboten werden, ermöglichen einen einfachen Zugriff von verschiedenen Geräten und Orten aus.
3. Tipp: Kategorisierung und Verschlagwortung
Die Digitalisierung erleichtert nicht nur die Archivierung von Dokumenten, sondern auch die effiziente Organisation und gezielte Suche nach spezifischen Informationen. Nutzen Sie eindeutige Kategorien und aussagekräftige Schlagwörter, um Informationen rasch und unkompliziert aufzufinden. So können Sie in einem geeigneten Inventarsystem schnell Listen Ihrer Kunstwerke erstellen (z. B. Bestands- oder Versicherungslisten) und diese dann einfach im geeigneten Format ausgeben. Diese Vorgehensweise kann Ihnen wertvolle Zeit ersparen und Ihnen ermöglichen, sich auf das eigentliche kreative Erbe zu konzentrieren.
4. Tipp: Kontinuierliche Aktualisierung und Wartung
Ein gewissenhafte Nachlassverwaltung erfordert kontinuierliche Pflege und Aktualisierung. Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit, um in Ihrem Inventarsystem Informationen zu überarbeiten, falls sich zum Beispiel der Standort eines Kunstwerkes ändert, neue Dokumente oder Abbildungen hinzuzufügen und veraltete Daten zu löschen. Dies stellt sicher, dass Ihr digitales System immer auf dem neuesten Stand ist und Sie keine wertvollen Informationen verlieren.
5. Tipp: Künstlerisches Erbe lebendig halten
Mit einem sorgfältig gepflegten Inventarsystem legen Sie den Grundstein, um ein künstlerisches Erbe zu bewahren. Wenn Sie den Schritt in die Öffentlichkeit gehen möchten, haben Sie nun die Möglichkeit, einfach eine ansprechende Online-Präsenz zu gestalten. Über eine Webseite oder einen virtuellen Ausstellungsraum (Online Showroom) können Sie Einblicke in die Biografie, die Kunstwerke und ihre Schaffensprozesse bieten und so die Bekanntheit und Sichtbarkeit des Nachlasses zu steigern. So bleibt das künstlerische Erbe lebendig und erreicht viele Menschen. Mit einer passenden Datenbank können Sie diese Informationen leicht auf einer Webseite oder einem virtuellen Ausstellungsraum zugänglich machen.
Die Digitalisierung hat die Art und Weise verändert, wie der Nachlass von Künstler*innen organisiert und verwaltet werden kann. Durch die Nutzung digitaler Werkzeuge wie Inventarsysteme und Dokumentenarchivierung behalten Sie nicht nur den Überblick, sondern steigern auch die Effizienz. Die oben genannten Ratschläge helfen Ihnen dabei, das kreative Erbe gut organisiert und geschützt zu halten. Bei der effizienten Verwaltung des Kunstnachlasses kann Ihnen die cloudbasierte Datenbank ARTBUTLER NEXT wertvolle Unterstützung bieten.
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Foto-Credits: Birmingham Museums Trust